ออกบูธต้องเตรียมอะไรบ้าง? เช็กลิสต์ 30 ข้อ ก่อนวันงาน

AD ON ผลิตบูธมาตั้งแต่ปี 2538 งานของเราออกงานทั้งที่อิมแพ็ค เมืองทองธานี, ไบเทค บางนา, ศูนย์ฯ สิริกิติ์ ไปจนถึงลานกิจกรรมในห้าง สิ่งที่เราเห็นซ้ำ ๆ คือ บูธที่ขายได้ดีไม่ใช่บูธที่ใหญ่ที่สุด แต่เป็นบูธที่เตรียมตัวครบ ถ้ากำลังสงสัยว่าออกบูธต้องเตรียมอะไรบ้าง บทความนี้รวมเช็กลิสต์ที่ทีมเราใช้จริง แบ่งตามช่วงเวลา ใช้ได้ทั้งงานแสดงสินค้า B2B และออกบูธขายของ

สรุปสั้น: ออกบูธต้องเตรียมอะไรบ้าง อุปกรณ์ที่ต้องมี

หมวด	อุปกรณ์	หมายเหตุ
ผนังบูธ / ฉากหลัง	แบคดรอปผ้า, Pop Up, กล่องไฟผ้า	ชิ้นที่คนเห็นจากระยะไกลที่สุด
จุดต้อนรับ	เคาน์เตอร์ออกบูธ / โต๊ะ PR	ควรมีที่เก็บของด้านใน
สื่อดึงคน	โรลอัพ, X stand, จอทีวี, ไฟสปอตไลท์	วางตรงทางเดิน
โชว์สินค้า	ชั้นวาง, ตู้โชว์, ชั้นวางโบรชัวร์	จัดสินค้าระดับสายตา
ไฟฟ้า	ปลั๊กพ่วง, สายไฟสำรอง, ไฟส่องป้าย	เช็กกำลังไฟที่จองกับผู้จัด
ขายและเก็บข้อมูล	QR code, เครื่องรูดบัตร, แบบฟอร์ม lead	ทดสอบก่อนวันงาน
ของจุกจิก	เทปกาว, คัตเตอร์, เคเบิลไทร์, ผ้าเช็ด, น้ำดื่ม	ใส่กล่อง “ฉุกเฉิน” 1 ใบ

8 สัปดาห์ก่อนงาน: วางแผน

1. ตั้งเป้าหมายเป็นตัวเลข เช่น เก็บรายชื่อลูกค้า 200 ราย หรือขายได้ 300 ชิ้น ตัวเลขนี้จะเป็นตัวตัดสินว่าบูธต้องออกแบบอย่างไร
2. อ่านคู่มือผู้ออกงาน (Exhibitor Manual) ให้ครบ: ขนาดบูธ, ความสูงสูงสุด, เวลาเข้าติดตั้ง/รื้อถอน, กฎเรื่องวัสดุและไฟฟ้า
3. เลือกระบบบูธ บูธสำเร็จรูปพับเก็บได้ใช้ซ้ำได้หลายงาน ส่วนบูธสร้างใหม่ (บูธไม้) ใช้ได้ครั้งเดียว ถ้าออกงานมากกว่า 2–3 ครั้งต่อปี บูธสำเร็จรูปมักคุ้มกว่า
4. กำหนดงบ แยกเป็น ค่าพื้นที่ / ค่าบูธและงานพิมพ์ / ค่าขนส่งติดตั้ง / ของแจก / ค่าพนักงาน
5. จองไฟฟ้า อินเทอร์เน็ต และน้ำ กับผู้จัดงาน (มักมีกำหนดส่งก่อนงานหลายสัปดาห์)

4–6 สัปดาห์ก่อนงาน: ออกแบบและสั่งผลิต

1. ส่งขนาดบูธและแปลนให้ผู้ผลิต พร้อมตำแหน่งทางเดิน และบอกว่าบูธเปิดกี่ด้าน งานผลิตของ AD ON ใช้เวลา 1–3 วันหลังอนุมัติแบบ หรือนานกว่านั้นตามจำนวน แต่ควรเผื่อเวลาออกแบบและแก้ไฟล์ไว้ด้วย
2. ออกแบบกราฟิกให้อ่านได้ใน 3 วินาที ชื่อแบรนด์ + สิ่งที่คุณขาย + ข้อเสนอเดียว ใช้ตัวอักษรใหญ่ไว้ด้านบนผนัง เพราะส่วนล่างจะถูกคนและโต๊ะบัง
3. ไฟล์งานพิมพ์: ความละเอียดตามที่โรงพิมพ์กำหนด เผื่อขอบตามสเปก (อ่านเพิ่ม: การจัดทำไฟล์เพื่อส่งพิมพ์งาน)
4. เลือกเคาน์เตอร์ที่มีที่เก็บของ ซ่อนกล่อง ถุง และของส่วนตัวได้ บูธจะดูเรียบร้อยขึ้นทันที
5. วางจุดจอทีวี ถ้ามีวิดีโอสินค้า ควรตั้งจอในระดับสายตาและหันเข้าทางเดิน

2 สัปดาห์ก่อนงาน: สื่อและของแจก

1. พิมพ์โบรชัวร์ / ใบราคา / นามบัตร ให้พอสำหรับจำนวนผู้เข้าชมที่ตั้งเป้า
2. เตรียมโรลอัพหรือ X stand อย่างน้อย 1 ชิ้นไว้ตรงทางเดิน บอกโปรโมชั่นเดียวให้ชัด
3. สร้าง QR code สำหรับ LINE OA หรือแบบฟอร์มเก็บ lead แล้วสแกนทดสอบจริง
4. เตรียมของแจกที่เกี่ยวกับสินค้า (ตัวอย่างสินค้า ดีกว่าของแจกทั่วไป)
5. นัดทีมงานหน้าบูธ แบ่งกะ และซ้อมคำพูดเปิดบทสนทนา 1 ประโยค
6. แจ้งลูกค้าเดิมทางอีเมล / LINE / Facebook ว่าบูธคุณอยู่หมายเลขอะไร

1 สัปดาห์ก่อนงาน: ตรวจของ

1. ตั้งบูธทดลอง (ถ้าทำได้) เพื่อเช็กสีงานพิมพ์และครบชิ้น
2. เช็กว่ากล่องอุปกรณ์มีป้ายชื่อบริษัทและหมายเลขบูธ
3. ยืนยันเวลาเข้าติดตั้งและที่จอดรถขนของกับผู้จัด
4. เตรียมกล่องฉุกเฉิน: เทปกาวสองหน้า, คัตเตอร์, กรรไกร, เคเบิลไทร์, ปลั๊กพ่วง, ไขควง, ผ้าเช็ด, ถุงขยะ

วันติดตั้ง

1. ไปถึงตามเวลาและตรวจตำแหน่งบูธกับแปลนจริง
2. ติดตั้งผนังและกราฟิกก่อน แล้วค่อยจัดสินค้า
3. ทดสอบไฟ จอ และอินเทอร์เน็ตทุกจุด
4. ถ่ายรูปบูธตอนว่าง ๆ ไว้ใช้โพสต์และเป็นภาพผลงาน

ระหว่างงาน

1. ยืนหน้าบูธ อย่านั่งหลังโต๊ะ ทักทายคนที่หยุดดูเกิน 3 วินาที
2. สาธิตสินค้าจริง ดึงคนได้มากกว่าป้ายทุกแบบ
3. จดข้อมูลลูกค้าทันทีพร้อมโน้ตสั้น ๆ ว่าสนใจอะไร
4. เก็บบูธให้เรียบร้อยทุกชั่วโมง กล่องและแก้วน้ำทำให้บูธดูไม่น่าเข้า

หลังงาน

1. รื้อถอนตามเวลา ม้วนผ้าและเก็บโครงใส่กระเป๋าให้ครบ งานหน้าจะใช้ได้ทันที
2. ติดต่อ lead ภายใน 48 ชั่วโมง และสรุปตัวเลขเทียบกับเป้าที่ตั้งไว้ในข้อ 1

คำถามที่พบบ่อย

ออกบูธครั้งแรก ควรเริ่มเตรียมก่อนกี่สัปดาห์?
อย่างน้อย 6–8 สัปดาห์ เพราะต้องรอผู้จัดยืนยันพื้นที่และออกแบบกราฟิก ส่วนการผลิตบูธใช้เวลา 1–3 วัน หรือนานกว่านั้นตามจำนวน

บูธขนาดมาตรฐานในงานแสดงสินค้าคือเท่าไร?
งานส่วนใหญ่ในไทยขายพื้นที่เป็นช่องละ 3×3 เมตร (9 ตารางเมตร) และขยายเป็น 3×6 หรือ 6×6 เมตร

ซื้อบูธสำเร็จรูปหรือเช่าดีกว่า?
ถ้าออกงานปีละครั้ง การเช่าอาจคุ้มกว่า ถ้าออกงานตั้งแต่ 2–3 ครั้งต่อปีขึ้นไป บูธสำเร็จรูปที่พับเก็บและเปลี่ยนผ้าพิมพ์ได้มักคุ้มกว่าในระยะยาว AD ON มีทั้งบูธสำเร็จรูปสำหรับซื้อ และบริการเช่าอุปกรณ์ออกบูธ

ต้องใช้คนติดตั้งกี่คน?
บูธสำเร็จรูปของ AD ON ออกแบบให้ทีมงาน 1–2 คนประกอบเองได้ ถ้าไม่สะดวก ทีม AD ON ติดตั้งให้ได้

อยากได้บูธที่ตั้งเองได้ ใช้ได้หลายงาน? ดูลูกค้าที่เลือกใช้บูธ AD ON หรือคุยกับทีมเราได้เลย

ติดต่อเรา · โทร 02-731-1991 · LINE @adon · อีเมล [email protected] · จันทร์–เสาร์ 08:00–17:00